Si buscas un CRM gratis, probablemente tienes los clientes repartidos entre una libreta, WhatsApp y alguna hoja de cálculo, y quieres un solo lugar para ver a quién le cotizaste, quién está por comprar y a quién hay que llamar mañana. Hay cuatro caminos: un CRM con plan gratis, un CRM de pago, una hoja de cálculo o un CRM simple hecho a tu medida con IA. Esta guía los compara con los precios oficiales y construye uno completo: el de una agencia de seguros de ejemplo, con embudo de ventas por etapas y reporte en pesos. Tomó 2 minutos 28 segundos y costó US$ 0,22, que entran en el crédito gratis de un día.
El resumen:
| Opción | Lo que cuesta | El límite |
|---|---|---|
| CRM con plan gratis (HubSpot, Bitrix24) | US$ 0 | Bitrix24 Free es para 1 o 2 usuarios; los embudos de ventas y la integración con WhatsApp llegan con Basic |
| CRM de pago (Pipedrive, Bitrix24 Basic) | Pipedrive Lite: US$ 14 por usuario al mes con pago anual. Bitrix24 Basic: US$ 49 al mes con pago anual, por organización, con 5 usuarios | es un costo fijo; Pipedrive no tiene plan gratis, solo una prueba de 14 días |
| Hoja de cálculo | gratis | no avisa nada: tú tienes que acordarte de cada seguimiento |
| CRM simple hecho con IA (wanno, aplicación web) | el de esta guía costó US$ 0,22 en total | vive en un subdominio wanno.dev, con sello "Built with wanno" en el plan gratis; es para un negocio pequeño, no para un equipo grande |
01. Qué es un CRM, y por qué la libreta y el chat se quedan cortos
Un CRM es la lista de tus clientes y de tus ventas en curso, en un solo lugar: quién es cada contacto, en qué etapa va la conversación, cuánto vale la venta y cuándo toca volver a escribirle. En el chat, una cotización queda enterrada en dos días. En una libreta, nadie te avisa que un seguimiento venció.
La prueba rápida: ¿sabes ahora mismo cuántas ventas tienes abiertas, cuánto suman y cuáles tienen un seguimiento atrasado? Si la respuesta es "más o menos", te falta un embudo de ventas: un tablero con una columna por etapa (prospecto, cotización, cierre) donde cada tarjeta es una venta.
Un buen CRM para ventas en un negocio pequeño necesita pocas cosas: contactos, un embudo, tareas con fecha y un reporte del mes.
02. CRM gratis y de pago: las opciones reales y sus costos
HubSpot ofrece un CRM gratis. Bitrix24 tiene un plan Free de US$ 0 para 1 o 2 usuarios, con CRM básico, tareas y 5 GB. Su plan Basic cuesta US$ 49 al mes con pago anual (US$ 588 al año) o US$ 69 mes a mes, se cobra por organización e incluye 5 usuarios.
Pipedrive no tiene plan gratis, solo una prueba de 14 días. Su plan Lite cuesta US$ 14 por usuario al mes con pago anual: US$ 168 al año por usuario. Está pensado para ventas, y es un costo fijo, lo uses mucho o poco.
Antes de elegir, revisa cuatro cosas:
- Usuarios: cuántas personas entran gratis y qué pasa con la siguiente.
- Funciones: si lo que usas a diario, como el embudo o WhatsApp, está en el plan gratis.
- Forma de cobro: con cinco personas, Pipedrive Lite suma US$ 70 al mes y Bitrix24 Basic sigue en US$ 49, ambos con pago anual.
- Salida: si puedes exportar tus contactos el día que quieras cambiar.
La otra vía es construir un CRM pequeño a tu medida: tus campos, tu idioma, tu moneda, sin menús de sobra. Tiene un costo de construcción en lugar de una suscripción, y un límite: no trae las integraciones, los permisos ni el soporte de una plataforma grande.
03. Cómo hacer un CRM a tu medida con IA, paso a paso
Con wanno describes tu CRM en un mensaje, desde el celular, y la plataforma lo construye. Sirve nombrar tu rubro, lo que quieres registrar y tu moneda. El de esta guía se pidió así:
Quiero un CRM completo para mi agencia de seguros: contactos con historial, embudo de ventas por etapas tipo tablero, tareas y recordatorios de seguimiento, notas por cliente, reporte de ventas del mes en pesos y botón para escribir por WhatsApp a cada contacto. Con datos de ejemplo. Todo el texto debe estar en español de México.
wanno lo construyó en 2 minutos 28 segundos y 20 pasos, y el CRM quedó funcionando en su link de prueba. La pantalla principal es el embudo: una columna por etapa con su total (la primera, "Prospecto", suma $14,500.00 MXN) y un botón "Nueva oportunidad". Arriba se ven lo ganado del mes ($9,600.00 MXN) y las tareas de hoy. El menú tiene cuatro secciones: Embudo, Contactos, Tareas y Reporte.
Cada tarjeta muestra el contacto, el tipo de seguro, el monto, un botón "Mover a etapa" y un botón de WhatsApp. En la computadora arrastras la tarjeta de una etapa a otra. Los contactos tienen búsqueda y una ficha con historial y notas. Las tareas se agrupan en vencidas, de hoy, próximas y hechas. El reporte muestra las primas ganadas del mes, las pólizas vendidas y el total por etapa. Todo se guarda y lo ves desde cualquier dispositivo.
Los datos que se ven (contactos, montos, agencia) son de ejemplo: los reemplazas por los tuyos.
04. Cuánto cuesta un CRM como este
El costo de construcción fue de US$ 0,22 en créditos (2,2 créditos), cubierto por el crédito gratis de US$ 0,30 que wanno da cada día, con un tope mensual de US$ 1,50. Solo gastas más cuando pides un cambio nuevo en el chat.
Para compararlo: US$ 0,22 se paga una sola vez; un plan de pago como Pipedrive Lite (US$ 14 por usuario al mes con pago anual) equivale a US$ 0,47 por día, todos los días. Son productos distintos: Pipedrive es una plataforma con soporte e integraciones. Si quieres tu propio dominio y sin sello, el plan Starter de wanno cuesta US$ 4,99 al mes con US$ 10 de créditos incluidos (ver planes).
Después puedes darle una cara pública a tu negocio: una tienda online con Mercado Pago, un catálogo digital o una app para tu negocio.
Un CRM gratis o a tu medida: cómo decidir
Si trabajas con una persona más como máximo, empieza por un plan gratis de HubSpot o Bitrix24. Si quieres un CRM simple, con tus etapas y tu moneda, describe el tuyo en wanno y mira el resultado: probar es gratis. Si tu equipo crece y necesita integraciones y permisos, elige una plataforma grande.
Preguntas frecuentes
¿Existe un CRM gratis de verdad? Sí. HubSpot tiene un CRM gratis y Bitrix24 un plan Free para 1 o 2 usuarios. Pipedrive no: ofrece una prueba de 14 días. El plan gratis de wanno da crédito cada día y alcanza para construir un CRM pequeño como el de esta guía. Pagas solo si quieres sacar el sello, usar tu propio dominio o pedir más cambios que los que cubre el crédito gratis.
¿Qué CRM para ventas conviene a un negocio pequeño? El que tu equipo va a usar todos los días. Compara cuántos usuarios entran, si incluye tu embudo y cuánto pagarás con todo el equipo adentro.
¿Un CRM hecho con wanno reemplaza a HubSpot o a Pipedrive? No. Esos productos traen integraciones, permisos por equipo y soporte. Un CRM hecho con wanno es para un negocio pequeño que necesita contactos, embudo y seguimiento.
¿Puedo abrir mi CRM desde el celular y la computadora? Sí. Todo se guarda en una base de datos y lo ves desde cualquier dispositivo.
Lee también: Cómo conectar tu propio dominio a tu sitio desde el celular
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